1. Hvem vi er og hvordan du kontakter oss

Assistentprøven og Papperiet tilbys av Aasebø Kompetanse AS, organisasjonsnummer 818 479 182.

Personvernspørsmål og forespørsler om rettigheter: support@assistentproven.no. Telefon: 95 14 85 39.

Erklæringen gjelder besøk på nettstedet, registrering og bruk av kurs, kjøp, henvendelser og innleveringer. Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg.

2. Hvem som har ansvar for opplysningene

Ved direkte kjøp, egne kundehenvendelser og drift av vårt kundeforhold er Aasebø Kompetanse AS behandlingsansvarlig for behandlingen vi bestemmer formålet med og hvordan skal utføres.

Når arbeidsgiveren din eller en annen virksomhet bruker oss til internopplæring, kan virksomheten være behandlingsansvarlig og vi databehandler for deltakeropplysninger og kursoppfølging. Rollefordelingen avhenger av den konkrete tjenesten og avtalen. Når vi behandler opplysninger på virksomhetens vegne, skal dette reguleres i en databehandleravtale.

Vi kan samtidig ha et selvstendig ansvar for blant annet egne regnskapsopplysninger og nødvendig administrasjon av forholdet til virksomheten.

3. Hvilke opplysninger som behandles

• Konto og kontakt: navn, e-postadresse, brukernavn, passordinformasjon i beskyttet form og eventuelt telefonnummer og virksomhetstilknytning.
• Kjøp: bestilte produkter, lisenser, pris, fakturaopplysninger, ordrehistorikk, betalingsstatus og transaksjonsreferanser.
• Kurs: påmeldinger, fremdrift, fullføringer, quizsvar og resultater, tilgjengelige tidsregistreringer, innleveringer, tilbakemeldinger og kursbevis.
• Henvendelser og dokumentasjon: opplysninger du sender i kontaktskjema, e-post, veiledning og praksis- eller sertifiseringsoppgaver, inkludert eventuelle vedlegg.
• Teknisk bruk: IP-adresse, opplysninger om nettleser og enhet, tidspunkt og tekniske logger som oppstår ved besøk, innlogging og bruk av nettstedet. Tilleggsanalyse og sporing avhenger av hvilke verktøy som faktisk er aktivert og eventuelle samtykker.

Du gir opplysninger direkte ved registrering, kjøp og kontakt. Opplysninger kan også komme fra arbeidsgiveren eller virksomheten som melder deg på. Kursaktivitet og tekniske opplysninger oppstår når du bruker tjenesten.

Ikke send fødselsnummer, helseopplysninger eller identifiserende opplysninger om barn i vanlige kursoppgaver eller kontaktskjema når dette ikke er nødvendig og særskilt avtalt.

4. Formål og behandlingsgrunnlag

Personopplysninger skal ha et bestemt formål og et gyldig behandlingsgrunnlag. Grunnlaget må vurderes for den enkelte behandlingen.

• Levere avtalt kurs og håndtere privatkjøp: nødvendige konto-, ordre- og kursopplysninger behandles for å oppfylle avtalen med deg, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
• Svare på forespørsler om et tilbud: nødvendige opplysninger kan behandles for å gjennomføre tiltak du ber om før avtaleinngåelse, jf. bokstav b. Andre henvendelser kan behandles etter en interesseavveining, jf. bokstav f.
• Regnskap og lovpålagte plikter: nødvendige opplysninger behandles etter bokstav c, blant annet for bokføringsplikter.
• Sikkerhet, feilsøking og rettskrav: nødvendige opplysninger kan behandles etter bokstav f. Interessen er å sikre tjenesten, forebygge misbruk, rette feil og håndtere krav. Behandlingen må være nødvendig og veies mot dine rettigheter.
• Nyhetsbrev og annen elektronisk markedsføring: samtykke etter bokstav a der dette kreves, eller et annet gyldig grunnlag sammen med et lovlig unntak fra samtykkekravet i markedsføringsloven.
• Valgfri analyse og annonsering: samtykke der det kreves. Samtykke til kjøpsvilkår er ikke i seg selv samtykke til sporing eller markedsføring.

For opplæring på vegne av en arbeidsgiver fastsetter arbeidsgiveren behandlingsgrunnlaget for sin behandling. At arbeidsgiveren kjøper kurset, betyr ikke nødvendigvis at den ansatte selv er part i kjøpsavtalen.

Opplysninger som er nødvendige for levering, kan være påkrevd. Uten dem kan vi være ute av stand til å opprette konto, behandle kjøpet eller utstede personlig kursbevis. Valgfritt markedsføringssamtykke er ikke et vilkår for kurstilgang.

5. Arbeidsgiver og gruppeadministrasjon

Når du er registrert i en virksomhets kursgruppe, kan autoriserte gruppeadministratorer få tilgang til navn, e-postadresse, kurstilknytning, fremdrift, fullføringsstatus og tilgjengelige kursbevis. Hvilke resultat- og rapportopplysninger som er tilgjengelige, avhenger av kurset og oppsettet.

Tilgangen skal begrenses til relevante personer og opplysninger for avtalt opplæringsoppfølging. Arbeidsgiveren skal informere deg om sin bruk av opplysningene. Ved spørsmål om arbeidsgiverens oppfølging eller rapporter kan du også kontakte arbeidsgiveren direkte.

6. Betaling og leverandører

Ved betaling behandles nødvendige opplysninger av betalingsleverandøren for betalingsmåten du velger. Betalingsleverandører kan ha et selvstendig behandlingsansvar for deler av behandlingen, for eksempel ved svindelkontroll eller kredittvurdering. Deres personverninformasjon gjelder for denne behandlingen.

Vi mottar nødvendige opplysninger om ordren og betalingsstatus. Kortbetaling håndteres gjennom betalingsløsningen; fullstendige kortnumre og sikkerhetskoder skal ikke sendes til oss via e-post eller kontaktskjema.

Andre mottakerkategorier kan være leverandører av hosting og drift, e-post, sikkerhet, video og digitale møter, regnskap samt nødvendig teknisk bistand. Tilgang skal begrenses til det som er nødvendig, og databehandling på våre vegne skal reguleres i avtale.

Opplysninger kan også gis til offentlige myndigheter når dette følger av lov eller et gyldig pålegg. Ved virksomhetsoverdragelse må eventuell deling ha et lovlig grunnlag og ivareta informasjonsplikten. Vi selger ikke personopplysninger.

7. Lagringssted og overføring utenfor EØS

Dersom opplysninger overføres utenfor EØS, kreves det at vilkårene i GDPR kapittel V er oppfylt, for eksempel ved en gyldig beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller standard personvernbestemmelser med nødvendige vurderinger og eventuelle tilleggstiltak. En databehandleravtale alene er ikke et overføringsgrunnlag.

8. Hvor lenge opplysningene lagres

Opplysninger skal slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for formålet, med mindre lov eller et annet gyldig grunnlag krever videre lagring. Utløpt kurstilgang og sletting av personopplysninger er ulike ting.

• Konto, kursresultater og kursbevis: lagres i den perioden som er nødvendig for avtalt tilgang, dokumentasjon og oppfølging. For arbeidsgiverstyrt opplæring følger sletting også av den avtalte rollefordelingen og dokumenterte instrukser.
• Innleveringer og vedlegg: lagres så lenge de er nødvendige for vurdering, tilbakemelding og eventuelle klager. Identifiserende vedlegg må ikke lagres lenger enn nødvendig.
• Ordre- og regnskapsdokumentasjon: lovpålagt regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Andre krav eller særskilte pålegg kan gi en annen frist.
• Henvendelser og logger: lagres bare så lenge nødvendig for saken, sikkerhet, feilsøking eller dokumenterte rettskrav.
• Sikkerhetskopier: sletting skal også håndteres i sikkerhetskopier. Opplysninger som gjenopprettes fra en sikkerhetskopi, skal ikke tas tilbake i vanlig bruk i strid med en gjennomført sletting.

Sletting av konto kan medføre at fremdrift og kursbevis ikke lenger er tilgjengelige. Last gjerne ned kursbevis du vil ta vare på. Retten til å kreve sletting faller ikke bort selv om du ikke har lastet dem ned.

9. Informasjonskapsler, innebygd innhold og sporing

Informasjonskapsler og lignende teknologier kan brukes til blant annet innlogging, handlekurv, lagring av valg og avspilling av innhold. Ekomloven § 3-15 regulerer lagring og tilgang på enheten din, også når opplysningene ikke er personopplysninger.

Teknologi som er strengt nødvendig for en tjeneste du uttrykkelig ber om, kan være unntatt samtykke. Analyse, annonsering og andre valgfrie formål krever som hovedregel et frivillig, informert og aktivt samtykke før lagring eller tilgang skjer. Det skal være like lett å avslå som å godta, og like lett å trekke samtykket tilbake som å gi det.

Video, CAPTCHA, eksterne skrifter og annet innhold kan gi leverandører tilgang til tekniske opplysninger. Den konkrete teknologien og behandlingen må vurderes; ikke alt eksternt innhold omfattes av samme samtykkekrav.

Du kan også slette eller blokkere informasjonskapsler i nettleseren. Blokkering av nødvendige informasjonskapsler kan påvirke innlogging og handlekurv.

10. E-post og markedsføring

Ordrebekreftelser, informasjon om kurset du følger, sikkerhetsvarsler og svar på henvendelser er tjenestemeldinger når de er nødvendige for tjenesten. Disse skal holdes adskilt fra markedsføring.

Markedsføring på e-post og SMS til fysiske personer krever som hovedregel forhåndssamtykke. Unntaket for eksisterende kundeforhold kan bare brukes når lovens vilkår er oppfylt, blant annet for egne tilsvarende tjenester og med enkel, gratis mulighet til å reservere seg både ved innsamling og i hver melding.

At en arbeidsgiver registrerer deg på kurs, er ikke i seg selv et markedsføringssamtykke fra deg. Du kan når som helst melde deg av markedsføring eller protestere mot bruk av opplysningene dine til direkte markedsføring. Kontakt support@assistentproven.no dersom du trenger hjelp.

11. Innleveringer, barn og digitale samlinger

Kursene er primært rettet mot voksne. Bruk anonymiserte eksempler i kursarbeidet. Ikke legg inn navn, bilder eller andre opplysninger som identifiserer barn, foresatte eller kolleger når det ikke er nødvendig.

Virksomheter som sender dokumentasjon til Papperi-sertifisering, må sørge for at eventuell deling av bilder og andre personopplysninger har et gyldig grunnlag og at informasjon er gitt. Unngå gjenkjennelige barn i dokumentasjonen når det er mulig. En innlevering gir ikke automatisk tillatelse til bruk i markedsføring.

Ved digitale samlinger kan navn, bilde, stemme og chatinnhold bli synlig for andre deltakere. Eventuelle opptak krever at formål, grunnlag, tilgang og lagringstid avklares og opplyses før opptaket starter.

12. Dine rettigheter

Du kan, innenfor vilkårene i regelverket:

• Be om innsyn og kopi av opplysninger om deg.
• Be om at feil rettes og ufullstendige opplysninger suppleres.
• Be om sletting eller begrensning av behandlingen.
• Protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Ved direkte markedsføring kan du alltid protestere mot slik bruk.
• Be om dataportabilitet når behandlingen skjer automatisk og bygger på samtykke eller avtale, og øvrige vilkår er oppfylt.
• Trekke tilbake samtykke uten at dette påvirker lovligheten av behandlingen som allerede har skjedd.
• Be om informasjon om eventuelle helautomatiserte avgjørelser med rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig betydning og bruke rettighetene som gjelder for slike avgjørelser.

Sletting er ikke absolutt. Eksempelvis kan lovpålagt regnskapslagring eller nødvendige rettskrav gjøre at enkelte opplysninger må beholdes. Da skal vi forklare hvorfor.

Send en personvernforespørsel til support@assistentproven.no. Du kan også bruke tilgjengelige kontofunksjoner på Min side. Vi kan be om nødvendige opplysninger for å bekrefte identiteten din, men skal ikke kreve flere enn nødvendig.

Vi skal svare uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned etter mottak. Ved kompliserte eller mange forespørsler kan fristen forlenges med inntil to måneder. Da skal du få beskjed om forlengelsen og begrunnelsen innen den første måneden. Forespørsler er som hovedregel gratis.

13. Sikkerhet og klage

Vi skal bruke egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene, blant annet tilgangsstyring og sikker håndtering av brukerkontoer. Ingen løsning kan garantere fullstendig sikkerhet. Hold passordet ditt hemmelig og varsle oss dersom du mistenker misbruk. Send aldri passordet ditt til oss.

Hvis et sikkerhetsbrudd berører personopplysninger, skal det vurderes og håndteres etter reglene, inkludert melding til tilsynsmyndigheten og varsling til berørte når vilkårene for dette er oppfylt.

Ta gjerne kontakt med oss dersom du mener opplysninger er behandlet feil. Du har også rett til å klage til Datatilsynet, og trenger ikke vente på en intern løsning før du benytter klageretten.

14. Endringer og regelverk

Erklæringen oppdateres når behandlingene, tjenestene eller relevante regler endres. Ved vesentlige endringer skal berørte få nødvendig informasjon. En ny erklæring gjør ikke tidligere ulovlig behandling lovlig og erstatter ikke et påkrevd nytt samtykke.

Regelgrunnlaget omfatter personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR), ekomloven § 3-15, markedsføringsloven § 15 og relevante bokføringsregler.

Kilder: Datatilsynet – dine rettigheter, Datatilsynet – informasjonskapsler, Nkom – informasjonskapsler og Forbrukertilsynet – elektronisk markedsføring.